「あの資料、どこ置いたっけ」。手が止まって、共有フォルダを上から順に開いていく。案件フォルダの下の「資料」と「書証」、どちらに入れたか思い出せない。結局、事務員さんに聞く——法律事務所で一日に何度か起きている場面です。
導入している法律事務所のヒアリングでも、この探し物は最初に挙がる困りごとのひとつでした。探している数分は、積み重なっても仕事の成果には残りません。さらに言えば、「どこに何を置いたか」を覚えておくこと自体が、事務所の誰かの仕事になっています。人の記憶が索引の代わりをしている状態です。
Astarの横断検索は、この場面をひとつの検索窓に置き換えます。
事務所の資料を、そのまま検索対象に
対象は事務所内の資料——PDF、Word、スキャンした画像です。「整った電子データ」に直してから入れる、という準備は要りません。紙をスキャンしたままの傾いたファイルや、かすれた文字も読み取りの対象です。読み取りはOCRに依存しない方式なので、きれいなテキストデータになっていない資料でも中身まで検索が届きます。
言葉が一致しなくても、意味で探せます
検索は二段構えになっています。
- 全文検索 — 資料の中身の言葉で探します。ファイル名に頼りません。
- 意味での検索 — 「相手方の収入がわかる資料」のような聞き方でも、給与明細や源泉徴収票といった中身が該当する資料に当たりを付けます。
資料を保存したのが数ヶ月前で、正確なファイル名もキーワードも思い出せない。そういうときに効くのが後者です。頭に残っている「たしかこういう内容だった」だけで探し始められます。
結果は「どのファイルの、どこか」まで
返ってくるのは資料の一覧ではなく、該当箇所への即ヒットです。どのファイルの、どのあたりに書いてあるかまで示すので、開いてから目で探し直す手間がありません。
置き場所を覚える仕事、フォルダ規則を守らせる仕事、聞かれて答える仕事。検索が中身に届くと、この三つがまとめて要らなくなります。この横断検索は実機能があり、導入している法律事務所のヒアリングで実証済みです。
よくある質問
ファイル名や保存場所をきれいに整理していなくても使えますか。
使えます。ファイル名や置き場所ではなく、資料の中身を対象に検索します。フォルダの整理をやり直してから、という準備は要りません。
スキャンしただけの紙資料も検索できますか。
対象になります。読み取りはOCRに依存しない方式で、傾いたスキャンやかすれた文字も読み取りの対象です。
正確なキーワードを思い出せないときはどうなりますか。
全文検索に加えて、意味で探す検索を併用します。「相手方の収入がわかる資料」のような聞き方でも、中身が該当する資料に当たりを付けます。
依頼者の資料を検索対象にして、機密の扱いは大丈夫ですか。
依頼者情報は暗号化して扱い、AIの学習には使用しません。契約時にはNDAを締結します。セキュリティの考え方は https://astarworks.com/resources/security にまとめています。