事件の「今」は、いくつもの場所に分かれて置かれています。基本情報は護に、期日は手帳とカレンダーに、相手方とのやり取りはメールに、電話の内容は紙のメモに。どれも記録としては残っているのに、「いま動いている事件がいくつあって、それぞれ次に何がいつあるか」を一目で見渡せる場所だけがありません。
見渡すためには、誰かが各所から情報を拾い集めて、一覧に転記することになります。手で作った一覧は作った瞬間から古くなりはじめ、更新が追いつかなくなると誰も見なくなります。その結果、相手方の回答待ちのまま何週間も経っていた事件や、しばらく動いていなかった事件に、あとから気づくことになります。
実際、複数の法律事務所へのヒアリングで「案件全体の時系列を把握・管理できるツールが必要なのに、存在しない」という声が繰り返し出ています。事件ごとの時系列（個々の事件で何がいつあったか）を作る話は時系列一覧表に書きましたが、ここで足りていないのはもう一段上——事務所の全事件を横に並べて、それぞれの「今」を時系列で見渡す視点です。
AstarのAI事務員は、この「拾い集めて転記する」仕事のほうを引き受けます。
放り込めるもの
- 護に入っている事件情報
- 対応メモ、通知書
- 準備書面・相手方の書面
- メール
きれいに整理されている必要はありません。散らばったまま渡してください。
AI事務員がすること
放り込まれた材料から進行中の事件を抽出し、事件ごとに「最新の対応日」「相手方の対応待ちかどうか」「次回期限」「進捗率」を読み取って、一枚に集約します。先生や事務員さんが転記する工程は、どこにもありません。
返ってくるもの
進行中の全事件を見渡せる進捗ボードです。集約は自動で続くので、一覧が古くなっていきません。
期限は7日前・3日前・前日に知らせます。相手方の回答が遅れている事件、動きが止まっている事件もアラートの対象になるので、「気づく」仕事を人の注意力だけに頼らなくてよくなります。
進捗ボードと期限アラートは、実機能として動いています。
よくある質問
進捗ボードへの入力は、誰がやるのですか。
誰もやりません。護・書面・メールからAIが抽出して集約するので、転記の工程がそもそもありません。先生がするのは、一覧を見て確認することだけです。
護を使っていない事務所でも使えますか。
使えます。事件の情報が紙のメモとメールにしかない状態からでも、そこから抽出して集約します。護をお使いの場合は、護の事件情報もあわせて取り込めます。
期限の知らせは、いつ届きますか。
次回期限の7日前・3日前・前日に届きます。相手方の回答が遅れている事件や、動きが止まっている事件も知らせの対象です。
事件の情報を外部に預けることになりますが、大丈夫ですか。
依頼者の情報は暗号化して扱い、AIの学習には使いません。契約時にNDAを締結します。詳しくは https://astarworks.com/resources/security にまとめています。